Создание списков
Внесение числовых и текстовых данных, создание списков





Урок рассказывает, как быстро и без ошибок создавать числовые и текстовые списки в программе Excel, используя встроенные "знания" программы о последовательности чисел и текста.

Конспекты

Курсы

Практикум


Скачать файл
Теги: Бесплатный курс Excel, самоучитель Excel, конспекты тренинга Excel, без регистрации. Список дат в Excel, список месяцев в Excel, номера строк Excel, создание списков Excel, черный крестик.

Внесение числовых и текстовых данных, создание списков

Урок рассказывает, как быстро и без ошибок создавать числовые и текстовые списки в программе Excel, используя встроенные "знания" программы о последовательности чисел и текста. В этом уроке Excel описаны базовые способы внесения записей в ячейки Excel, а также специальные приёмы, автоматизирующие задачи по созданию списка дат, номеров, ввода повторяющегося текста. Объем текста статьи небольшой, а практической пользы - ощутимо!

Выбор из раскрывающегося списка
Делать записи в вручную конечно же приходится – создавая таблицу с нуля или же исправляя то, что так или иначе попало к Вам в руки. Мы будем создавать таблицу с нуля. В файле 1.1-Внесение данных на первом листе Текст и номера уже есть начатый список, который нужно продолжить. Скажем, в ячейке B9 нужно ввести слово Банан . Если начать писать первые буквы (двойной щелчок по ячейке для этого выполнять не нужно, это лишнее действие, просто показываете нужную ячейку и начинаете писать – курсор замигает сам), то как только комбинация станет уникальна, Excel предложит завершение, с которым либо соглашаетесь нажатием на клавишу Enter , либо продолжаете набирать свой вариант (а если совсем передумали – нажмите в верхней левой части клавиатуры клавишу Esc и набранный текст вообще не сохранится и Вам не придется его стирать)

Однако, в реальной жизни букв нужно написать побольше, чем в примере, или же вообще трудно вспомнить правильное название или, наконец, в процессе набора сделана опечатка – во всех этих случаях Excel предлагать дописать текст не будет, так как ошибки программа распознавать не умеет.
Используйте другой способ: покажите ячейку, в которой нужна запись, нажмите на ней правой кнопкой мыши и в меню выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка – Excel тут же предложит список уникальных значений, которые были введены выше хотя бы однократно. Вместо правой кнопки мыши можно нажать клавиши Alt + <стрелка вниз> и этот список появится на экране

Данный инструмент работает только с текстовыми записями (то есть бесполезно выполнять команду в числовом столбце или столбце с датами) и только в пределах сплошного списка ячеек. Если отступить от него пустую строку, то список будет потерян

Встроенные текстовые списки
Перейдите на лист Периоды – здесь посмотрим, какой еще текст программа умеет писать сама. Одна из типовых форм таблиц содержит помесячную детализацию какого-либо показателя; некоторые компании составляют планы и отчеты по дням недели. Нет необходимости переписывать месяцы и дни недели вручную – достаточно написать полное или короткое наименование любого из них и нажатой левой кнопкой мыши потянуть ячейку с первым названием за нижний правый уголок (при наведении на этот маленький черный квадрат курсор превращается в маленький черный крестик) вниз либо вправо и последующие записи Excel сам и проставит. При протягивании обращайте внимание на подсказку – она появляется в маленькой серой карточке рядом с курсором и показывает текущую запись

На следующей картинке изображены все встроенные списки, которые умеет понимать программа Excel при вертикальном и горизонтальном протягивании ячейки

Следует знать и помнить, что при создании таких списков Excel сохраняет пользовательский регистр. Это означает, что написанный заглавными буквами ЯНВАРЬ при протягивании такими же заглавными буквами покажет ФЕВРАЛЬ и следующие месяцы; а если заглавной была только первая буква, то и на последующие записи это правило также будет распространяться.

Порядковые номера и даты
В большинстве таблиц есть порядковые номера строк и проставлять их вручную – сомнительное удовольствие, тем более что Excel умеет проделывать эту работу, нужно только начать. Вернитесь на лист Текст и номера и для нашей таблицы напишите первые два порядковых номера, затем выделите обе ячейки и за нижний правый уголок либо тяните вниз (в таком случае в серой подсказке справа опять увидите подсказку о текущем номере) либо выполните двойной щелчок левой кнопкой мыши, как только курсор превратиться в маленький черный крест – программа сориентируется по соседнему столбцу и остановится на той строке, где заканчиваются записи

Если возникла необходимость ввести большое количество дат (например, все на текущий год), то и эту задачу можно оптимизировать. Перейдите на лист Даты и дни недели - в ячейку A1 введено первое число текущего года (даты можно писать без нулей и первые две цифры года можно опускать, но в качестве разделителя между числом, месяцем и году используется строго либо точка, либо косая черта), а дальше я показала эту ячейку и выполнила команду на ленте Главная – Редактирование – Заполнить – Прогрессия

В открывшемся окошке в верхней левой части настроила расположение записей ( по строкам означает горизонтально, а по столбцам – вертикально) и в нижней правой указала финальную дату и нажала ОК

В реальности не обязательно будет такой ровный список дат, они могут идти не по порядку или вноситься по мере надобности. Иногда хотелось бы знать, какому дню недели они соответствуют. В моем примере я удалила несколько дат и в ячейку B1 записала ссылку на первую дату – для этого показала ячейку B1 , ввела с клавиатуры знак равенства, а затем щелкнула левой кнопкой мыши по ячейке A1 и программа сама подставила ее координаты; завершаем ввод ссылки обязательным жмем Enter . Далее для всего блока дат скопировала ячейку со ссылкой двойным щелчком по нижнему правому уголку

Теперь осталось превратить даты столбца B дни недели и делается это следующим образом – показываем весь столбец B , жмем правую кнопку мыши и выбираем команду Формат ячеек.

В открывшемся окошке на вкладке Число в левом перечнем выбираем (все форматы) и в поле Тип справа вписываем три большие буквы ДДД , жмем ОК (чтобы поле Тип открылось для редактирования, щелкните ниже по любому варианту и сотрите появившиеся символы). Если в столбце A изменять даты, то в столбце B будет обновляться день недели.

Создание собственных списков
Часто в компаниях для составления планов и отчетов используются списки филиалов, товарных групп или другие. Такой список можно всегда иметь под рукой, если один раз научить Excel его читать – поведение программы будет точно такое же, как уже рассмотренное выше на примере названий дней недели и месяцев (а еще станет возможна сортировка этих записей в указанном в списке порядке). Список мы разместим на жестком диске и он будет доступен в любом файле на Вашем компьютере.
Итак, переходим на лист Филиалы – здесь содержится перечень филиалов компании, который мы часто используем для отчетности и потому храним его в отдельном файле и часто копируем в другие рабочие книги. Выполняем команду на ленте Файл – Параметры и в открывшемся окне слева переходим в раздел Дополнительно , а в правой части спускаемся в самый низ до кнопки Изменить списки и нажимаем ее

В появившемся окошке Списки можно увидеть четыре списка, встроенных в программу изначально и уже опробованных нами в деле. В левой части окна пощелкайте по ним и наблюдайте в правой, как они устроены – все записи перечислены в столбик, а в левой показаны в строчку через запятую.
Для создания собственного списка можно воспользоваться следующей возможностью: слева выбираем команду НОВЫЙ СПИСОК , а в правой части либо вписываем все наименования от руки, либо в нижней части окошка помещаем курсор в поле Импорт списка из ячеек : и выделяем на листе все ячейки с названиями филиалов, далее жмем чуть правее кнопку Импорт , не лишне будет в верхней правой части окна нажать кнопку Добавить

Нажимайте ОК , чтобы закрылись все окна и проверяйте – в любой пустой ячейке напишите название любого филиала из своего списка (только без опечаток, пробелов и т.п.) и после потяните такую ячейку за нижний правый уголок на любое количество ячеек в любом направлении – Excel допишет названия остальных подразделений. Закройте файл и сделайте то же самое в любом другом – результат будет точно таким же.

 

КОПИРОВАНИЕ ТЕКСТА ИЗ WORD В EXCEL

Что для WORD – новый абзац, то для EXCEL – новая ячейка. Поэтому при вставке нескольких скопированных абзацев они располагаются каждый в отдельной клетке друг под другом. Чтобы вставить всё скопированное в одну ячейку, делайте это в режиме редактирования – то есть щёлкните по ячейке дважды, чтобы замигал курсор (или нажмите F2), а потом уже выполняйте вставку скопированного текста.

 

ВАЖНО (!) При работе с конспектами помним, что все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные и механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения автора.

Похожие материалы

Настройка искомого значения в числовом и текстовом форматах, с помощью символа звёздочки. Вычисление номера столбца.
Функция ВПР - профессиональные хитрости
Функция ВПР может научиться игнорировать формат ячеек и даже высчитывать номер столбца в таблице с помощью ПОИСКПОЗ.

Интерфейс и основные понятия
Основные понятия
Вводный урок Excel, чтобы разобраться, как правильно называются элементы интерфейса программы. Это займёт немного времени, но дальнейшие материалы будут намного понятнее.

Относительные и абсолютные ссылки в формулах
Типы ссылок
Основные правила составления формул в таблицах Excel. Логика копирования и переноса формул. Зачем ячейке нужны знаки доллара $ и как их поставить.

Примеры использования функции ЕСЛИ
ЕСЛИ логическая функция
Как выполнить обработку ошибок с помощью ЕСЛИОШИБКА. Как ЕСЛИ выполнить проверку данных по нескольким условиям - И, ИЛИ, вложенные ЕСЛИ

Заказчики

Я сотрудничаю с многими известными компаниями. Вот некоторые из них:

ВТБ МегаФон Глобус Абсолют

Связаться с автором

Оставьте ваше имя и адрес электронной почты, в ближайшее время я свяжусь
с вами для консультации и отвечу на вопросы!



Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку ваших персональных данных.