Создание списков
Внесение числовых и текстовых данных, создание списков





Урок рассказывает, как быстро и без ошибок создавать числовые и текстовые списки в программе Excel, используя встроенные "знания" программы о последовательности чисел и текста.

Конспекты

Курсы

Практикум


Скачать файл
Теги: Бесплатный курс Excel, самоучитель Excel, конспекты тренинга Excel, без регистрации. Список дат в Excel, список месяцев в Excel, номера строк Excel, создание списков Excel, черный крестик.

Внесение числовых и текстовых данных, создание списков

Урок рассказывает, как быстро и без ошибок создавать числовые и текстовые списки в программе Excel, используя встроенные "знания" программы о последовательности чисел и текста. В этом уроке Excel описаны базовые способы внесения записей в ячейки Excel, а также специальные приёмы, автоматизирующие задачи по созданию списка дат, номеров, ввода повторяющегося текста. Объем текста статьи небольшой, а практической пользы - ощутимо!

Выбор из раскрывающегося списка
Делать записи в вручную конечно же приходится – создавая таблицу с нуля или же исправляя то, что так или иначе попало к Вам в руки. Мы будем создавать таблицу с нуля. В файле 1.1-Внесение данных на первом листе Текст и номера уже есть начатый список, который нужно продолжить. Скажем, в ячейке B9 нужно ввести слово Банан . Если начать писать первые буквы (двойной щелчок по ячейке для этого выполнять не нужно, это лишнее действие, просто показываете нужную ячейку и начинаете писать – курсор замигает сам), то как только комбинация станет уникальна, Excel предложит завершение, с которым либо соглашаетесь нажатием на клавишу Enter , либо продолжаете набирать свой вариант (а если совсем передумали – нажмите в верхней левой части клавиатуры клавишу Esc и набранный текст вообще не сохранится и Вам не придется его стирать)

Однако, в реальной жизни букв нужно написать побольше, чем в примере, или же вообще трудно вспомнить правильное название или, наконец, в процессе набора сделана опечатка – во всех этих случаях Excel предлагать дописать текст не будет, так как ошибки программа распознавать не умеет.
Используйте другой способ: покажите ячейку, в которой нужна запись, нажмите на ней правой кнопкой мыши и в меню выберите команду Выбрать из раскрывающегося списка – Excel тут же предложит список уникальных значений, которые были введены выше хотя бы однократно. Вместо правой кнопки мыши можно нажать клавиши Alt + <стрелка вниз> и этот список появится на экране

Данный инструмент работает только с текстовыми записями (то есть бесполезно выполнять команду в числовом столбце или столбце с датами) и только в пределах сплошного списка ячеек. Если отступить от него пустую строку, то список будет потерян

Встроенные текстовые списки
Перейдите на лист Периоды – здесь посмотрим, какой еще текст программа умеет писать сама. Одна из типовых форм таблиц содержит помесячную детализацию какого-либо показателя; некоторые компании составляют планы и отчеты по дням недели. Нет необходимости переписывать месяцы и дни недели вручную – достаточно написать полное или короткое наименование любого из них и нажатой левой кнопкой мыши потянуть ячейку с первым названием за нижний правый уголок (при наведении на этот маленький черный квадрат курсор превращается в маленький черный крестик) вниз либо вправо и последующие записи Excel сам и проставит. При протягивании обращайте внимание на подсказку – она появляется в маленькой серой карточке рядом с курсором и показывает текущую запись

На следующей картинке изображены все встроенные списки, которые умеет понимать программа Excel при вертикальном и горизонтальном протягивании ячейки

Следует знать и помнить, что при создании таких списков Excel сохраняет пользовательский регистр. Это означает, что написанный заглавными буквами ЯНВАРЬ при протягивании такими же заглавными буквами покажет ФЕВРАЛЬ и следующие месяцы; а если заглавной была только первая буква, то и на последующие записи это правило также будет распространяться.

Порядковые номера и даты
В большинстве таблиц есть порядковые номера строк и проставлять их вручную – сомнительное удовольствие, тем более что Excel умеет проделывать эту работу, нужно только начать. Вернитесь на лист Текст и номера и для нашей таблицы напишите первые два порядковых номера, затем выделите обе ячейки и за нижний правый уголок либо тяните вниз (в таком случае в серой подсказке справа опять увидите подсказку о текущем номере) либо выполните двойной щелчок левой кнопкой мыши, как только курсор превратиться в маленький черный крест – программа сориентируется по соседнему столбцу и остановится на той строке, где заканчиваются записи

Если возникла необходимость ввести большое количество дат (например, все на текущий год), то и эту задачу можно оптимизировать. Перейдите на лист Даты и дни недели - в ячейку A1 введено первое число текущего года (даты можно писать без нулей и первые две цифры года можно опускать, но в качестве разделителя между числом, месяцем и году используется строго либо точка, либо косая черта), а дальше я показала эту ячейку и выполнила команду на ленте Главная – Редактирование – Заполнить – Прогрессия

В открывшемся окошке в верхней левой части настроила расположение записей ( по строкам означает горизонтально, а по столбцам – вертикально) и в нижней правой указала финальную дату и нажала ОК

В реальности не обязательно будет такой ровный список дат, они могут идти не по порядку или вноситься по мере надобности. Иногда хотелось бы знать, какому дню недели они соответствуют. В моем примере я удалила несколько дат и в ячейку B1 записала ссылку на первую дату – для этого показала ячейку B1 , ввела с клавиатуры знак равенства, а затем щелкнула левой кнопкой мыши по ячейке A1 и программа сама подставила ее координаты; завершаем ввод ссылки обязательным жмем Enter . Далее для всего блока дат скопировала ячейку со ссылкой двойным щелчком по нижнему правому уголку

Теперь осталось превратить даты столбца B дни недели и делается это следующим образом – показываем весь столбец B , жмем правую кнопку мыши и выбираем команду Формат ячеек.

В открывшемся окошке на вкладке Число в левом перечнем выбираем (все форматы) и в поле Тип справа вписываем три большие буквы ДДД , жмем ОК (чтобы поле Тип открылось для редактирования, щелкните ниже по любому варианту и сотрите появившиеся символы). Если в столбце A изменять даты, то в столбце B будет обновляться день недели.

Создание собственных списков
Часто в компаниях для составления планов и отчетов используются списки филиалов, товарных групп или другие. Такой список можно всегда иметь под рукой, если один раз научить Excel его читать – поведение программы будет точно такое же, как уже рассмотренное выше на примере названий дней недели и месяцев (а еще станет возможна сортировка этих записей в указанном в списке порядке). Список мы разместим на жестком диске и он будет доступен в любом файле на Вашем компьютере.
Итак, переходим на лист Филиалы – здесь содержится перечень филиалов компании, который мы часто используем для отчетности и потому храним его в отдельном файле и часто копируем в другие рабочие книги. Выполняем команду на ленте Файл – Параметры и в открывшемся окне слева переходим в раздел Дополнительно , а в правой части спускаемся в самый низ до кнопки Изменить списки и нажимаем ее

В появившемся окошке Списки можно увидеть четыре списка, встроенных в программу изначально и уже опробованных нами в деле. В левой части окна пощелкайте по ним и наблюдайте в правой, как они устроены – все записи перечислены в столбик, а в левой показаны в строчку через запятую.
Для создания собственного списка можно воспользоваться следующей возможностью: слева выбираем команду НОВЫЙ СПИСОК , а в правой части либо вписываем все наименования от руки, либо в нижней части окошка помещаем курсор в поле Импорт списка из ячеек : и выделяем на листе все ячейки с названиями филиалов, далее жмем чуть правее кнопку Импорт , не лишне будет в верхней правой части окна нажать кнопку Добавить

Нажимайте ОК , чтобы закрылись все окна и проверяйте – в любой пустой ячейке напишите название любого филиала из своего списка (только без опечаток, пробелов и т.п.) и после потяните такую ячейку за нижний правый уголок на любое количество ячеек в любом направлении – Excel допишет названия остальных подразделений. Закройте файл и сделайте то же самое в любом другом – результат будет точно таким же.

ВАЖНО (!) При работе с конспектами помним, что все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками. Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, будь то электронные и механические, включая фотокопирование и запись на магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения автора.

Похожие материалы

Интерфейс и основные понятия
Основные понятия
Вводный урок Excel, чтобы разобраться, как правильно называются элементы интерфейса программы. Это займёт немного времени, но дальнейшие материалы будут намного понятнее.

Настройки сводных таблиц
Сводные таблицы. Часть 2
Перестройка макета отчёта. Традиционная фильтрация данные в сводных таблиц. Использование специальных срезов (для новых версий).

Строки, столбцы, листы - перемещение по документу и управление количеством и положением его элементов
Операции со строками, столбцами и листами
В этом материале подробно описаны операции вставки, удаления, скрытия, отображения, копирования и перемещения строк, столбцов и листов в Excel.

Создание кнопок ПЛЮС и МИНУС для скрытия и отображения строк и столбцов
Группировка строк и столбцов
Как сделать кнопки плюс и минус для скрытия и отображения данных в Excel? Как настроить, чтобы они были в строках сверху или в столбах слева?

Заказчики

Я сотрудничаю с многими известными компаниями. Вот некоторые из них:

ВТБ МегаФон Глобус Абсолют

Связаться с автором

Оставьте ваше имя и адрес электронной почты, в ближайшее время я свяжусь
с вами для консультации и отвечу на вопросы!



Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку ваших персональных данных.