Общие принципы, лежащие в основе любого инструмента программы Excel
Правила и закономерности, по которым работает Excel





Как понять программу Excel? Это несложно, список правил и настроек приведён в этом уроке.

Конспекты

Курсы

Практикум


Теги: Бесплатный курс Excel, самоучитель Excel, конспекты тренинга Excel, без регистрации. Правила Excel, закономерности Excel, как понять программу Excel.

Правила и закономерности, по которым работает Excel

Как понять программу Excel? Это несложно, список правил и настроек приведён в этом уроке. Урок составлен по моим личным наблюдениям и выводам, и они очень помогли в своё время понять, как устроена программа Excel и начать использовать её во много раз увереннее и правильнее.

За годы работы в программе Excel удалось узнать и заметить несколько правил, согласно которым настроена по умолчанию любая команда или инструмент. В некоторых ситуациях эти настройки можно регулировать, в некоторых нельзя. В любом случае знакомство со списком правил поможет лучше понять, как устроен табличный редактор Excel.

 

СТРОКА ВСЕГДА В ПРИОРИТЕТЕ

Программа Excel создана для обработки строк. Все инструменты настроены по умолчанию на работу со строками, некоторые инструменты умеют работать и со столбцами тоже. Но не все.

Примеры:
строк больше, чем столбцов;
автофильтр может работать только со строками;
двойной щелчок по чёрному крестику быстро копирует формулы только по строчкам;
сортировка по умолчанию работает со строками (со столбцами тоже можно  – загляните в этот урок);
клавиша ENTER перемещает активную ячейку в новую строку;
при выделении всех ячеек листа по умолчанию отображаются строки (команда контекстного меню Показать, выполненная в любой ячейке зоны выделения);
в умных таблицах без выделения строки по умолчанию вставляется именно строчка (подробнее об «умных» таблицах написано в этом уроке);
печать по умолчанию печатает вниз (о настройках печати будем говорить в этом уроке);
и так далее – всего не перечислить.

 

РАБОТА ПО ВНЕШНИМ ЭЛЕМЕНТАМ ТАБЛИЦЫ (ПЕРИМЕТР ГРУППЫ ЗАПОЛНЕННЫХ ЯЧЕЕК)

Массив ячеек – это вся группа заполненных ячеек, до которых программа может дойти из текущей заполненной ячейки, не перепрыгивая пустые. Другими словами, Excel воспринимает как единое целое все заполненные ячейки, которые соприкасаются друг с другом гранями или хотя бы уголками. Проверить это можно клавишей CTRL+A – нажмите, находясь в любой заполненной ячейке массива (о самых полезных горячих клавишах читайте в этом уроке).

Итак, в массиве данных Excel по умолчанию воспринимает:
1-ую строку как заголовки столбцов;
1-ый столбец как названия строк;
Правый столбец как итоговый;
Нижнюю строку как итоговую.

 Если заголовки таблицы занимают две строки и более, придётся использовать дополнительные знания и настройки, чтобы правильно решить задачу. А если Ваша таблица соответствует описанному выше простому шаблону, то работать с ней будет максимально просто.

Примеры:
вставка строки всегда происходит выше выделенной – предполагается, что в таблицу нужно добавить записи, а итог сместить ниже (вставка столбца происходит по аналогичной логике, об операциях вставки столбцов и строк читайте в этом уроке);
вставка автосуммы внутри числового массива сработает на суммирование вышерасположенных строк;
при выделении любой ячейки массива автофильтр по умолчанию установится на верхнюю строку, иначе нужную строку приходится выделять;
записи из строки заголовка не попадают в список, автоматически формируемый по текстовому столбцу ALT+стрелка_вниз (о создании и использовании списков можно прочитать в этом уроке);
настройки диалогового окна Промежуточные итоги по умолчанию ориентированы именно на первую строку, первый и последний столбец массива, но это можно подправить (научиться автоматической вставке итогов можно в этом уроке);
и это далеко не всё, если внимательно работать в Excel, можно обнаружить ещё множество подтверждений этого правила.

 

РАЗЛИЧИЕ ПУСТЫХ И ЗАПОЛНЕННЫХ ЯЧЕЕК

Программа Excel различает заполненные и пустые ячейки. Пустота всегда останавливает выполняющуюся команду.

Примеры:
горячие клавиши CTRL+стрелка переходят к последней заполненной, останавливаясь перед пустой ячейкой, или перепрыгивают все пустые, попадая в ближайшую заполненную;
CTRL+A выделяет всю таблицу до первых полностью пустых  столбца и строки (о самых полезных горячих клавишах читайте в этом уроке);
автоматически формируемый по текстовому столбцу список ALT+стрелка_вниз не видит записей, отделённых пустой строкой (о создании и использовании списков можно прочитать в этом уроке);
автофильтр видит строки до первой полностью пустой, иначе приходится выделять всю таблицу, чтобы установить автофильтр на весь диапазон (об установке и возможностях автофильтра написано в этом уроке);

 

НАСТРОЙКА ВКЛЮЧАЕТСЯ И ВЫКЛЮЧАЕТСЯ В ОДНОМ И ТОМ ЖЕ МЕСТЕ

А как же по-другому? Была бы тогда страшная неразбериха и путаница. Выключить или отменить настройку всегда можно:
либо той же кнопкой (установить и снять автофильтр, включить и выключить курсив, полужирный шрифт и прочие);
либо командой из меню кнопки (палитра с цветами заливки ячеек и команда Нет заливки находятся в меню кнопки-ведёрка, Закрепить области и Снять закрепление областей – справа на вкладке Вид, и многие другие);
либо рядом расположенной кнопкой (показ стрелок Зависимых ячеек и кнопка Убрать стрелки – правая часть вкладки Формулы, Создать примечание и Удалить – левая часть вкладки Рецензирование, и так далее, далее, далее).



Похожие материалы

Связи между книгами. Управление внешними ссылками.
Внешние ссылки
Составление формул без переноса данных из одной книги Excel в другую возможно! Для этого нужно научиться создавать внешние ссылки (связи) и управлять ими.

Строки, столбцы, листы - перемещение по документу и управление количеством и положением его элементов
Операции со строками, столбцами и листами
В этом материале подробно описаны операции вставки, удаления, скрытия, отображения, копирования и перемещения строк, столбцов и листов в Excel.

Создание и настройка выпадающих списков.
Выпадающие списки.
Как ограничить ввод данных в ячейке списком допустимых значений (справочником)? Где расположить этот справочник. Команда Проверка данных содержит такую настройку.

Способы вызова встроенных функций Excel.
Ввод функций
Базовые методы ввода и вызова встроенных функций Excel, а также горячие клавиши - для профи или тех, кто не прочь им стать.

Заказчики

Я сотрудничаю с многими известными компаниями. Вот некоторые из них:

ВТБ МегаФон Глобус Абсолют

Связаться с автором

Оставьте ваше имя и адрес электронной почты, в ближайшее время я свяжусь
с вами для консультации и отвечу на вопросы!



Оставляя заявку, вы соглашаетесь на обработку ваших персональных данных.