Функция ВПР может находить данные в таблице при условии, что столбец с названиями строк размещён левее искомых данных. Но есть и более гибкие функции.
Ещё, вероятно, Вы преобразуете ячейки в числовой формат, вычищаете данные от лишнего текста и т.д.
ВПР от основ до PRO уровня (5 рабочих кейсов) я рассказываю на курсе
Расширенные возможности.
И немного про функции-заменители - чтобы Вы смогли использовать их возможности и смогли бы избежать переделки исходных таблиц в самых типовых случаях.