Все указанные ниже шаги я подробно показываю на этом видео.

В исходных файлах, которые будут заполнять Ваши коллеги, дайте списку значений имя. Для этого выделите его и через поле имени впишите название. Помните, что в имени недопустимы пробелы, оно не может начинаться с цифры и содержать специальные символы. Подробнее об именах я рассказываю на курсе «PRO функции».

Я бы оформила список исходных значений как умную таблицу. Это необязательно для решения поставленной задачи, но облегчит дальнейшую работу с выпадающим списком – его не придётся корректировать, когда в справочнике станет больше названий. Все полезные настройки умных таблиц я показываю в одноимённом уроке курса «Большие таблицы».

Выберите любую ячейку с выпадающим списком в заполняемой таблице и вызовите окно настроек Данные – Проверка данных. Все подробности по этому инструменту Вы также найдёте в курсе «Большие таблицы».

В нижней части окна поставьте флажок Распространить изменения на все ячейки с тем же условием. А в поле источник сотрите старую формулу и впишите новую как знак равно и имя, которые Вы дали ячейках справочника. Нажмите ОК.

В файле, в который Вы планируете копировать таблицу с выпадающим списком, должен быть справочник с точно таким же именем. Можно проделать в нём уже рассмотренные выше шаги, а можно просто скопировать лист со справочником. Я скопировала.

Всё готово. Осталось проверить. Пробуйте – скопируйте таблицу из исходного файла и вставьте в итоговый. При появлении запроса на использование имени нажмите кнопку «Да для всех». После этого исходник можете закрыть и проверьте выпадающий список в финальном файле – он работает.

Описанный выше алгоритм лучше применить к файлу, который Вы будете рассылать коллегам с просьбой заполнить его. Иначе указанные операции придётся проделать с каждой исходной книгой.